Les achats dans une entreprise jouent un rôle déterminant. Ils se divisent en deux catégories : les achats directs et les achats indirects. Comprendre la différence entre ces deux types d’achats et organiser votre entreprise en conséquence peut considérablement améliorer votre performance opérationnelle. Cet article explore comment structurer vos équipes et processus pour maximiser l’efficacité des achats.
Les achats directs : pilier de la production
Les achats directs concernent essentiellement les matières premières, les composants ou encore les services qui entrent directement dans le processus de production d’une entreprise. Sans ces éléments, il est impossible de fabriquer le produit final. Les entreprises qui fabriquent des biens, comme celles du secteur automobile ou électronique, ont des besoins spécifiques très pointus en termes de gestion des achats directs.
Les caractéristiques des achats directs
Une des particularités des achats directs est leur effet direct sur les revenues de l’entreprise. En effet, tout retard ou tout problème de qualité avec ces achats impacte immédiatement la chaîne de production, faisant courir des risques énormes à la rentabilité de l’entreprise.
L’organisation des équipe d’achat dédiées aux achats directs est essentielle. Ces équipes doivent avoir une connaissance approfondie des produits qu’elles achètent, ainsi que des fournisseurs. Elles doivent également être capables de gérer les phases allant de la négociation des contrats à la gestion des stocks et des exigences de qualité.
Les achats indirects : soutien incontournable aux opérations
Les achats indirects sont ceux qui ne sont pas directement liés aux biens ou services vendus par l’entreprise mais qui sont nécessaires au bon fonctionnement des opérations internes. Il s’agit souvent de fournitures de bureau, de services informatiques, de maintenance ou encore de marketing.
La flexibilité des achats indirects
Contrairement aux achats directs, les achats indirects offrent plus de flexibilité. Par exemple, un retard de livraison de papier pour imprimantes sera moins impactant sur le courts terme qu’un retard de matières premières cruciales pour la production. Cependant, la gestion inefficace des achats indirects peut mener à des coûts cachés importants.
C’est pourquoi les équipe d’achat dédiées aux achats indirects doivent être polyvalentes et réactives pour adapter rapidement les stratégies d’achat selon les besoins ponctuels et variés de l’entreprise. Une gestion minutieuse de ces achats permet également des économies substantielles en optimisant les contrats et en équilibrant le budget alloué à ces dépenses.
Comment organiser les équipes d’achat pour optimiser les performances
Pour tirer parti au maximum des processus d’acquisition, certaines entreprises choisissent de centraliser les achats directs et indirects au sein de la même unité, tandis que d’autres préfèrent une approche décentralisée, laissant chaque département s’occuper de ses propres achats.
Approche centralisée
L’approche centralisée consiste à regrouper toutes les fonctions d’achat sous une seule équipe. Cette méthode offre plusieurs avantages, dont une meilleure coordination et uniformité des stratégies d’achat. Elle permet également une augmentation du pouvoir de négociation avec les fournisseurs grâce à des volumes d’achat consolidés.
En centralisant les achats, une entreprise peut aussi mettre en place des systèmes standardisés. Cela facilite le suivi, réduisant ainsi le risque de double-commande ou de mauvaise gestion des stocks. Toutefois, il faut veiller à ce que cette centralisation n’entraîne pas une lourdeur administrative ou une diminution de la réactivité face aux besoins immédiats des différents départements.
Approche décentralisée
De leur côté, les equipes décentralisées permettent une plus grande flexibilité. Chaque département ayant le contrôle sur ses propres achats peut ajuster rapidement ses commandes en fonction des besoins spécifiques et urgents. C’est souvent une meilleure solution pour les grandes entreprises ayant diverse lignes de produits ou différentes zones géographiques d’opération.
Cette structure facilitera également l’instauration de relations de confiance entre les équipes locales et les fournisseurs, aidant ainsi à mieux comprendre les spécificités de chaque achat. Néanmoins, il est crucial de veiller à ce que des normes soient respectées et que les objectifs globaux de l’entreprise restent alignés pour éviter toute incohérence ou hausse des coûts inutiles.
Le recours à la technologie pour optimiser les achats
Avec la digitalisation croissante, les solutions logicielles offrent des moyens innovants pour optimiser les processus d’achat tant pour les achats directs que pour les achats indirects. L’utilisation de plateformes d’e-procurement peut significativement aider les entreprises à rationaliser leurs opérations d’achat.
Systèmes erp
Les Systèmes de Planification des Ressources de l’Entreprise (ERP) intègrent toutes les fonctions des entreprises au sein d’un seul système logiciel. En matière d’achats, ces outils permettent une gestion intégrée et cohérente des données relatives aux fournisseurs, aux produits et aux processus de commande.
Les entreprises tirent profit des ERP pour standardiser leurs procédures d’achat, suivre en temps réel l’état des commandes et anticiper les besoins futurs en stock grâce à des analyses prédictives. Cette intégration facilite également la collaboration transversale et améliore les capacités de reporting.
E-procurement
Les plateformes d’e-procurement automatisent et optimisent les flux de travail relatifs aux achats. Elles minimisent les erreurs humaines et accélèrent les processus de validation des commandes. En fournissant une visibilité complète sur les transactions, ces systèmes aident à surveiller les politiques d’achat et à identifier rapidement toute dérive budgétaire.
Les e-procurement favorisent également la communication entre les acheteurs et les fournisseurs, facilitant la comparaison des prix et la négociation des contrats. Ainsi, ils peuvent améliorer la compétitivité globale de l’entreprise en réduisant les coûts et en augmentant la satisfaction des parties prenantes.
Stratégies de négociation avec les fournisseurs
La négociation efficace avec les fournisseurs est une composante essentielle de l’organisation des achats. Que ce soit pour les achats directs ou indirects, établir des relations solides et fiables avec les fournisseurs peut grandement réduire les risques opérationnels.
Communication ouverte
Un élément clé pour réussir la négociation est de bâtir une communication transparente avec les fournisseurs. Adopter une approche collaborative permet aux deux parties de mieux comprendre les enjeux et de parvenir à des accords mutuellement bénéfiques. Cela crée également une base pour résoudre rapidement tout différend et garantir des livraisons ponctuelles.
Contrats et conditions
Rédiger des contrats précis et détaillés est également essentiel pour encadrer les engagements des deux parties. Spécifier clairement les conditions de paiement, les délais de livraison et les critères de qualité réduit les ambiguïtés et protège l’entreprise contre les variations imprévues. La mise en place d’indicateurs clés de performance (KPI) et de pénalités en cas de non-respect des clauses contractuelles incite les fournisseurs à maintenir des standards élevés.
L’importance des audits fournisseurs
Auditer régulièrement les fournisseurs permet d’évaluer leur compétence et leur conformité aux exigences de l’entreprise. Cela inclut l’analyse de la capacité de production, des pratiques environnementales et sociales ainsi que des antécédents financiers. Un audit rigoureux aide à anticiper tout dysfonctionnement potentiel avant qu’il n’affecte gravement les opérations de l’entreprise.
Évaluation continue
En réalisant des audits fréquents, les entreprises obtiennent une meilleure vision de la stabilité et de la fiabilité de leur réseau de fournisseurs. Il devient alors possible d’ajuster les partenariats et de négocier de meilleures conditions basées sur des performances tangibles. Cette démarche proactive aide également à établir une longueur d’avance dans un marché concurrentiel en assurant une chaîne d’approvisionnement robuste et efficace.
Dans le contexte actuel où l’approvisionnement doit être extrêmement agile pour répondre aux défis mondiaux, bien structurer et organiser ses achats directs et indirects est indispensable pour assurer la pérennité et la croissance de l’entreprise.
